A forma como funciona o escritório moderno mudou significativamente nos últimos anos, mas uma coisa continua a ser a mesma: o e-mail representa a força vital da comunicação. Não importa o quão longe você viaja ou quanto tempo você gasta na estrada - manter sua caixa de entrada é uma necessidade e não um luxo.
O Microsoft Outlook, o padrão da indústria para o e-mail comercial, vem com várias ferramentas internas para facilitar a comunicação remota, a organização da caixa de entrada e o compartilhamento simplificado. Como deveriam - a Microsoft estima que mais de meio bilhão de pessoas atualmente usam o programa de e-mail principal da empresa.
Mas isso não significa que o Outlook seja sempre uma brisa, que é onde o QuickTip desta semana entra. Abaixo, identificamos 10 de nossas dicas e truques favoritos para maximizar a produtividade e melhorar o uso eficiente do programa popular.
1.) Organize seus e-mails em pastas.
Se você deseja agilizar seu uso de e-mail, este é o primeiro passo óbvio. Mas também pode ser o mais assustador, especialmente, se você tem uma caixa de entrada transbordante. Ainda assim, organizar seus e-mails em um sistema de pastas intuitivo e fácil de navegar faz mais sentido - não há mais horas passadas na busca por esse email antigo entre milhares de outros. Além disso, um sistema de pasta fácil de navegar irá motivá-lo a lidar com cada e-mail à medida que ele chega em vez de perdê-lo perpetuamente até mais tarde.
2.) Aproveite os modelos de e-mail fácil do Outlook.
Se você se encontra compondo o mesmo tipo de mensagem uma e outra vez, salve um dos e-mails como um modelo para que você possa consultá-lo rapidamente no futuro. Vá para Arquivo> Salvar como ...> Modelo de Outlook , clique em Itens> Escolher Formulário ...> Modelos de Usuário quando estiver pronto para colocar esse formulário pré-salvo para usar.
3.) Salvar e-mails importantes, eventos de calendário e notas como arquivos em sua área de trabalho.
Isso não só ajuda a agilizar sua caixa de entrada, mas também permite que você acesse mensagens e eventos cruciais até mais rápido. Basta arrastar um e-mail, entrada de calendário ou outra nota em sua área de trabalho ou em uma pasta, ou clique em Arquivo> Salvar Como se você quiser salvá-lo em um formato de arquivo específico. Então, quando estiver pronto para acessá-lo, clique duas vezes e ele será aberto automaticamente no Outlook.
4.) Programe a entrega de um e-mail.
Quer compor uma mensagem agora, mas enviá-la mais tarde? O Outlook facilita. Escreva seu e-mail e, em seguida, vá para Opções > Entrega de atraso> Não entregue antes e , em seguida, especifique a hora e a data em que deseja que ele seja apagado. Perfeito para elaborar algumas respostas oportunas antes de subir em um avião ou entrar em uma tarde de reuniões.
5.) Exibir emails como conversas.
Esse recurso ajuda a tornar esses segmentos de e-mail longos um pouco mais fáceis de digerir mostrando todas as mensagens conectadas em uma visão de conversação. E é fácil de ativar - basta clicar em Exibir> Mostrar como conversas .
6.) Abrace o futuro baseado na Web do Outlook.
O Outlook 2013, o Office 365 e outras versões modernas do programa mudam muito a infraestrutura de email / calendário / contato para uma visão baseada na web, onde é acessível a partir de qualquer dispositivo. O aplicativo de envio de e-mail da Microsoft para smartphones, mesmo faz o envio de notas rápidas entre colegas de trabalho simples, tudo ao inserir todas as comunicações em seu histórico do Microsoft Outlook para fácil arquivamento e acesso.
7.) Confie em frases naturais para criar um evento de calendário.
Em vez de percorrer o calendário para escolher uma data específica para um compromisso ou reunião, digite frases como "próximo sábado" ou "duas semanas a partir de agora" no campo de data e deixe Outlook fazer o resto.
8.) Bloqueie e-mails de remetentes específicos.
Embora a verdadeira proteção anti-spam seja melhor implementada por um conselheiro de TI confiável, você pode executar ações específicas para bloquear o lixo eletrônico. Clique em Home> Opções de e-mail indesejadas e , na nova janela que se abre, você pode identificar quais remetentes (e até quais países) você deseja bloquear como spam.
9.) Confie em notas adesivas para lembretes rápidos.
Pressione Ctrl + Shift + N de qualquer lugar na interface do Outlook para criar uma nova nota que pode ser arrastada e posicionada em qualquer lugar em sua tela. Isso é ótimo para tarefas rápidas que não precisam ser inseridas manualmente em seu calendário.
10.) Ajuste as notificações da área de trabalho para que você seja apenas notificado das mensagens mais críticas.
Se uma notificação aparece cada vez que uma mensagem aterra na sua caixa de entrada, é provável que você acabe distraído. Mas você também não quer perder e-mails importantes, então desative os alertas da área de trabalho em Arquivo> Opções> Opções de e-mail e, em seguida, crie uma regra personalizada para exibir somente alertas para mensagens enviadas por contatos específicos.
Dica de bônus:
Aprenda seus atalhos de teclado! Esta é mais uma prática que faz uma estratégia perfeita, mas o conhecimento acumulado de atalhos de teclado pode começar a economizar maior tempo. Alguns dos nossos favoritos são Ctrl + R (resposta a um e-mail), Alt + R (responder a todos), Alt + W (encaminhar um e-mail), Alt + S (enviar um e-mail) e Ctrl + G (ir para qualquer Data em seu calendário).
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