Na era digital de ritmo acelerado de hoje, é quase necessário que trabalhemos de forma mais eficiente ao utilizar a tecnologia para resolver problemas complicados. E nenhum programa de computador faz um trabalho melhor do que o Microsoft Excel.
Introduzido pela primeira vez em meados da década de 1980, muitos especialistas em negócios consideram o Excel um dos maiores pedaços de software já desenvolvidos - em 2013, a PCMag chamou de "a primeira e única escolha para manipular dados numéricos". E com grandes pedaços da economia digital moderna agora Dependendo do programa, dominar suas complexidades é uma maneira infalível de aumentar a produtividade, aumentar a eficiência e impressionar colegas de trabalho e funcionários.
Dada a sua proeminência no mundo do software, existem inúmeras formas de turboar a sua experiência no Microsoft Excel, alguns dos quais são cozidos diretamente na interface do programa e alguns dos quais estão disponíveis como complementos e plug-ins. E como ninguém nunca disse que o Excel era fácil, nós coletamos nossas estratégias favoritas para melhorar o desempenho.
1.) Navegue no Excel como um profissional.
Claro, um mouse e um trackpad são acessórios padrão na maioria das mesas modernas. Mas se você deseja supercarregar o seu uso do Microsoft Excel, aprenda os atalhos do teclado. Por exemplo, mantendo pressionada a tecla Ctrl enquanto toca as setas para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita selecionará todas as células até o final da folha. Virar através de planilhas segurando Ctrl enquanto pressiona a tecla Page Down ou Page Up . Transforme um número de números em moeda, complete com um sinal de dólar e duas casas decimais, pressionando Ctrl + Shift + $ ao mesmo tempo. Você também pode transformar um número em uma data (dia, mês e ano) pressionando Ctrl + Shift + # .
2.) Aplica formatação semelhante a várias folhas ao mesmo tempo.
Esta tarefa crítica é uma brisa com o recurso de planilhas agrupadas do Excel. Clique nas abas das folhas que deseja agrupar enquanto pressiona Ctrl e todas ficam brancas; Enquanto as folhas são agrupadas, qualquer formatação inserida em uma folha também aparece nos outros. Depois de formatar folhas agrupadas, certifique-se de clicar em Tabs para desagrupar-los antes de inserir ou remover dados.
3.) Insira dados do Excel no Microsoft Word ou PowerPoint .
Se você já experimentou isso antes, você pode rir. Mas a transferência de dados de uma planilha para um documento de texto é possível. Apenas tenha o cuidado de clicar na área de transferência que aparece depois de colar para decidir se deseja manter a formatação original do Excel ou os dados colados correspondem ao formato do documento existente do Word ou do PowerPoint.
4.) Basta selecionar colunas e linhas.
Se seus dados estiverem em uma tabela e você precisa consultar uma coluna inteira em uma nova fórmula, clique no nome da coluna. (Pro ponta: certifique-se de que o cursor se parece com uma seta para baixo antes de clicar no nome da coluna.) Outros atalhos de seleção úteis incluem Shift + Barra de espaço , que seleciona uma linha inteira e Ctrl + Barra de espaço , que seleciona uma coluna inteira.
5.) Insira linhas e colunas com facilidade.
Uma boa planilha do Excel está sempre pronta para crescer. Adicionando rapidamente linhas e colunas pode ser feito de várias maneiras: clicando em Inserir> Linhas ou Colunas ; Clicando com o botão direito do mouse em linhas ou colunas e escolhendo Inserir ; Ou pressionando a tecla Ctrl e + ou Ctrl + Shift e +
6.) Coloque as colunas em linhas (ou vice-versa).
Se você tiver dados organizados em colunas que precisam ser convertidas em linhas (ou vice-versa), não se preocupe. Copie o bloco de células original, clique com o botão direito do mouse na célula de destino e selecione Colar especial e Transposição .
7.) Use cálculos simples para economizar tempo e energia.
As fórmulas do Excel podem ser lendárias para a sua complexidade, mas os cálculos simples geralmente podem dar-lhe o impulso mais imediato na produtividade. Para adicionar, use a tecla + ; Para subtrair, use a tecla - ; Para multiplicar, use a tecla * ; E para dividir, use o /
8.) Adicione uma linha de resumo a uma tabela.
Você pode adicionar uma linha de resumo a uma tabela na Faixa de design (usando o Windows) ou na Faixa de tabela (em um Mac), verificando Total Row . Você pode escolher entre uma variedade de estatísticas de resumo: não apenas a soma total, mas a contagem total, média, desvio padrão, mais. Colocar a informação em uma linha total ou de resumo significa que está anexado à sua tabela, mas permanecerá na linha inferior, independentemente de como você pode optar por classificar os dados da tabela. Isso pode servir como um enorme recurso de tempo se você estiver fazendo muita exploração de dados.
9.) Use o preenchimento automático .
Isso funciona muito bem para tarefas repetitivas: preencher datas, horas ou outros valores que seguem uma seqüência. Comece com a primeira entrada e, em seguida, mova o cursor sobre a parte inferior direita da célula final, que traz um identificador de preenchimento. Uma vez que ele muda para um sinal de mais (+), clique e selecione todas as células que você precisa preencher com o padrão escolhido. Você pode até subir uma coluna ou esquerda e direita em uma linha.
10.) Ocultar dados em folhas de trabalho protegidas.
Se você quiser compartilhar alguns dados com outros usuários, mas não todos, considere ocultá-lo. A maneira fácil é clicar com o botão direito do mouse e selecionar a função Ocultar. Mas você pode ser ainda mais seguro usando a função Format Cells clicando em Home > Font > Open Format Cells > Number Tab > Custom > Type . Dessa forma, seus dados podem permanecer verdadeiramente seguros.
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